序文(はじめに)
役職がついたら「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ…」と、なりそうで心配。現に役職者たちは仕事に追われて忙しそう。
限られた時間の中で高い効果を発揮するためには、仕事の優先順位を見極めることが重要です。もちろん、質の高いリハビリテーションを提供することにも繋がります。今回はPT・OT・ST向けに、 たった3つのステップで仕事の優先順位を見極める方法 を紹介します。
リスト化＆分類
まずは、抱えている仕事をリスト化してみましょう。
頭の中だけで整理しようとすると、漏れや抜けが発生しやすくなります。
紙やアプリなどに、思いつく限りのタスクを書き出すことにより、客観的に状況を把握することができます。
この時、仕事を「緊急度」と「重要度」のマトリックスで分類します。
- 緊急度： いつまでにやらなければならないか
- 重要度： その仕事がどれくらい重要か
例えば、
- 緊急度も重要度も低い： そもそもやる必要がない仕事
- 緊急度が高く、重要度も高い： 最優先で取り組む
- 緊急度は低いが、重要度は高い： 毎日30分間取り組むなど、仕組みにする
- 緊急度は高いが、重要度は低い ： 自分がやる必要はない
期限設定＆時間配分
次に、リスト化したタスクに、具体的な期限を設定しましょう。
「いつまでに何をすべきか」が明確になり、計画的に業務を進めることができます。
この時、現実的に達成可能なスケジュールを立てることが重要です。
また、集中できる時間帯に重要な仕事を行うように意識しましょう。
一般的に、午前中は集中力が高く、午後は低下する傾向があります。
定期的な見直し＆相談
優先順位は、状況によって変わる可能性があります。
そのため、定期的にリストを見直し、優先順位を調整することが重要です。
毎日、あるいは毎週、一定の時間を見直しに充てましょう。どうしても優先順位がつけられない場合は、同僚や上司に相談するのも良いでしょう。
まとめ
3つのステップを実践することで、 限られた時間の中で効果的な仕事をこなすことができるようになります。特に重要なことは、書き出すことです。これに勝る仕事術はありません。ぜひ、実践してみてください。
参考文献
Rose T. Dunn: Dunn and Haimann’s Healthcare Management, Eleventh Edition
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