【会議と生産性】‐聞くだけ？意見が出ない？無駄を無くして効率化する5つのポイント‐

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経営, 管理, 会議 |2022.09.26.|最終更新:2022.09.28|MHAが執筆しています

本記事の結論

✅　会議の目的を明確にする

✅　人数を制限する

✅　次第を事前に共有する

✅　「やること」の責任者と期限を決める

✅　議事録を共有する

会議なんて意味ある…？

「会議が長引いてしんどい」、「そもそも会議に意味があるのか」。そんな悩みを持たれていませんか？

会議は組織を動かす上で不可欠な機能です。しかし会議の動かし方を学ぶ機会はほとんどなく、独学になってしまいがち。
そのため、会議に精通していない意思決定者の下では、会議が時間を潰す原因になってしまいます。

「この会議の1時間、参加者の人件費を足したらいくらになるの？それに見合うアウトプットがあったの？」

とならないように、今回は会議の質を高める方法を5つ取り上げます。

会議の目的を明確にする

まずは会議の目的です。会議の目的は以下の4つに、おおよそ分けられます。

・参画意識

・意思決定 / 問題解決

・アイデア出し

・情報共有

これらによって、時間や参加人数が決まります。特に情報共有はそもそも会議という形が必要でない場合が多いです。一斉メールやチャット、配布物などで代替します。

人数を制限する

会議の目的が決まれば、人数が見えてきます。意思決定や問題解決が目的なら7人以下にします。

Amazonルールとして有名な「ピザ2枚ルール」も同じようなものですね。
人数が増えると集団浅慮といって、人に合わせて自分は力を発揮しない状態になります。アイデア出しでは15人程度が限界、情報共有が目的なら何人でも大丈夫です。

次第を事前に共有する

次に次第を作成し、事前に共有します。会議の資料も一緒に配布します。
次第を共有する目的は、いわゆる説明を省くためです。次第や資料を読み込んでいない参加者には、次から会議に参加させないなどのペナルティが必要です。

「やること」の責任者と期限を決める

会議が進むと、問題解決の方法が見えてきます。

ここでやりがちなことは、その方法をそのまま終わらせてしまうことです。方法が見えたので良かった良かった、としてしまいます。

お待ちください。どんなに素晴らしいアイデアも、それが形になって初めて意味があるのです。
だから必ず行動を約束する仕掛けをします。具体的には、誰が、いつまでにやるのかを決め、次回の会議で進捗を確認します。

議事録を共有する

最後に議事録の共有です。会議後、できるだけ速やかに共有します。

ここで意思決定の流れと、問題解決の方法の具体策を再度頭に入れます。
実はこの次第と議事録作成を担えるようになると、会議を動かす力を持つことになります。
ここを率先すると、組織をあなたが動かしたい方法に動かす一助になります。

会議を効果的に行う方法は様々

いかがでしょうか？どれか一つでも良いので取り入れてみてください。この他にも、会議中にスマホを触らない、時間を48分など半端にする、ファシリテーターを置く、ホワイトボードを使うなど様々なテクニックがあります。

会議の質が、その組織のアウトプットの質と考えても言い過ぎではありません。ぜひ、工夫を凝らしてみてください。

参考文献

ピーター・ドラッカー：経営者の条件．ダイヤモンド社．2006
スティーブン・G・ロゲルハーツ：SUPER MTG．サンマーク出版．2020

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会社に不満がある。

だからといって会社を内から変えることを試みると、大概うまくいきません。会社は社長の人格であり、社長の持ち物だからです。

そんな時は無理に戦わず、時間をかけて起業の準備をします。あわよくば、その会社を最初の顧客にするように動いて脱出します。柔よく剛を制す、です。

— 梅木駿太｜Re-FREE 代表 (@shunta_umeki) August 14, 2022